E-mail schrijven
Gebruik SuperOffice Postvak IN om nieuwe berichten te schrijven en te reageren op binnenkomende e-mails. U kunt bijlagen toevoegen, herbruikbare inhoud invoegen en berichten archiveren in SuperOffice CRM.
Een nieuw e-mailbericht maken
Klik op Nieuwe e-mail in de linkerbovenhoek van Postvak IN.
- U kunt ook op Nieuw in de bovenste balk klikken en E-mail selecteren.
In het dialoogvenster Nieuwe e-mail:
- Typ een naam of e-mailadres in het veld Aan en selecteer een resultaat uit de lijst. Of klik op om een recente persoon te kiezen.
- Klik op Cc/Bcc om extra ontvangers toe te voegen.
- Vul het Onderwerp in.
Typ uw bericht in het hoofdtekstveld.
- Uw persoonlijke handtekening wordt automatisch toegevoegd.
- Gebruik de opmaakwerkbalk om stijlen toe te passen, koppelingen, tabellen en afbeeldingen in te voegen.
- Klik op de knop Ster () om spelling te controleren, te vertalen of herschrijfhulp in te schakelen.
Wilt u vooraf gedefinieerde inhoud toevoegen? Plaats de cursor op de gewenste plek en klik op , kies vervolgens:
- FAQ: voegt een koppeling toe naar een gepubliceerde FAQ.
- Antwoordsjabloon: voegt een gedeelde sjabloon toe.
- Snel antwoord: voegt uw persoonlijke herbruikbare tekst in.
Bijlagen toevoegen (optioneel):
- Klik op Bestand uploaden of sleep bestanden in het venster.
- Of klik op Selecteer een CRM-document om een bestaand document bij te voegen.
Klik op Verzenden of Verzenden en archiveren.
- Als u archiveert, wordt het documentendialoogvenster geopend met vooraf ingevulde gegevens.
Starten vanuit een sjabloon
Klik op het pijltje naast Nieuwe e-mail in de linkerbovenhoek en kies een sjabloon.
De beschikbare e-mailsjablonen worden beheerd in Instellingen en onderhoud.
Als de sjabloon variabelen bevat zoals Verkoop, Project of Taal, verschijnt een promptvenster om gegevens in te vullen.
Vul de velden in en klik op Maken.
De e-maileditor opent met het onderwerp en bericht ingevuld vanuit de sjabloon. Voeg ontvangers toe en pas eventueel andere gegevens aan.
Klik op Verzenden of Verzenden en archiveren om af te ronden.
Reageren op een e-mail
Selecteer een bericht in Postvak IN.
Klik op of in de koptekst.
Een conceptantwoord opent rechts met:
- Het Aan-veld ingevuld met de afzender.
- Het originele bericht geciteerd onder de cursor.
- Uw persoonlijke handtekening toegevoegd.
Pas het onderwerp of bericht aan.
Klik op Verzenden of Verzenden en archiveren.
Tip
Als het bericht een klantvraag betreft, kunt u het beter archiveren als verzoek in plaats van direct te antwoorden vanuit het Postvak IN. Zo kunt u het verzoek afhandelen in SuperOffice Service en wordt het correct bijgehouden.
Snel antwoorden (snippets)
Een snel antwoord is een persoonlijke, herbruikbare tekst die u kunt invoegen in e-mailberichten. In tegenstelling tot antwoordsjablonen worden snelle antwoorden door uzelf aangemaakt en beheerd, en zijn ze alleen zichtbaar voor uzelf.
Snel antwoord invoegen
- Klik op in de werkbalk.
- Selecteer Snelle antwoorden.
- Kies het gewenste fragment. De tekst wordt op de cursorpositie ingevoegd.
Nieuw snel antwoord maken
- Klik op de knop Bewerken in het Invoegen-dialoogvenster.
- Klik op Toevoegen.
- Geef een naam op in het veld Nieuwe naam (niet zichtbaar voor ontvangers).
- Voer de tekst in het veld Nieuwe inhoud in.
- Klik op Opslaan.
Concepten
Klik op rechtsboven om het venster te sluiten. Het concept wordt automatisch opgeslagen in de map Concepten.
Verzonden berichten
Standaard worden verzonden berichten opgeslagen in de map Verzonden items. U kunt dit wijzigen in de E-mailopties.
Bent u vergeten het bericht te archiveren? Dan kunt u het alsnog handmatig archiveren vanuit de map Verzonden items.
E-mailopties
Gebruik E-mailopties om in te stellen hoe SuperOffice Postvak IN omgaat met het opstellen, opmaken en opslaan van berichten.
Ga als volgt te werk om deze instellingen te openen:
- Ga naar Persoonlijke instellingen () en selecteer E-mailopties.
- Pas uw voorkeuren aan op het tabblad Algemeen.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Handtekening gebruiken bij nieuwe e-mail | Voegt automatisch uw persoonlijke handtekening toe. |
| Handtekening gebruiken bij beantwoorden/doorsturen | Ook bij reactie of doorgestuurd bericht. |
| Lettertype/-grootte/kleur bericht | Stelt het standaard opmaakprofiel in. |
| Standaard e-mailsjabloon | Selecteert de standaard sjabloon voor nieuwe berichten. |
| Een kopie van verzonden e-mails opslaan | Slaat verzonden berichten op in de map Verzonden items. |